Die Software Jira wird vor allem für Vorgangs- und Projektverfolgung eingesetzt und ist ein beliebtes Entwicklungstool für IT-Teams. Allerdings profitieren auch Firmen, die nicht in der IT-Entwicklung tätig sind, von den Funktionen der Software. In einem True Mind Projekt wurden die Anfragen für den Kundendienst eines Distributionsunternehmen mit Jira Service Desk neu organisiert. Damit nicht genug, die Software wurde auch gleich dafür verwendet, eine einfache (und günstige) Asset Management Lösung zu installieren. Dank QR-Code Etiketten und Mobile-App hat man die relevanten Informationen jederzeit verfügbar. Software von Atlassian ist vor allem in Entwicklerkreisen bekannt. Die australische IT-Firma hat sich insbesondere mit Jira einen Namen gemacht. Dieses Tool wird für die Planung und die Nachverfolgung von Projekten verwendet. Vorgänge erhalten eindeutige Nummern und können so transparent bearbeitet werden. Eine klassische Ticket-Software eben. Doch Jira kann auch bei Firmen, die nicht IT-Entwicklungen machen, eingesetzt werden. Das haben wir erst kürzlich bei einem Distributionsunternehmen erfolgreich gemacht. Ziel war es, eingehenden Kundenanfragen zu strukturieren und kanalisieren. Nach einer Evaluation verschiedener Anbieter war Jira Service Desk die passendste Lösung – vor allem aufgrund der Möglichkeit, dass Workflows relativ einfach abgebildet werden können. Beim selben Projekt stellte sich die Frage, ob und wie man – zusätzlich zur Ticketing-Funktion – eine Geräteliste in Jira führen konnte. Bis anhin wurde dies mit Excel gemacht, mit den bekannten Problemen: Natürlich gibt es spezifische Asset-Management Software. Diese ist jedoch oft teuer und komplex. Und da die Jira Lizenz bereits für die Ticket-Funktion verwendet wurde, stellte sich die Frage, ob es allenfalls möglich ist, das Asset-Management ebenfalls mit Jira abzudecken. Schon mal vorweg: Es ist möglich – sehr gut sogar! Es gibt zwar diverse Add-ons im Atlassian Marketplace (etwas Ähnliches wie der Apple Store für Apps beim iPhone), die entsprechende Funktionen anbieten. Da diese oft Zusatzkosten, teilweise nicht für die Cloud-Version verfügbar waren und bei Updates unter Umständen Ärger machen können, suchten wir nach anderen Möglichkeiten. Nach kurzer Recherche im Internet stiessen wir auf einen Guide to Asset Management (Englisch) von Atlassian. Darin wird die tatsächlich beschrieben, wie Atlassian ihre eigenen Geräte mit Jira administriert. Es braucht zuerst ein Projekt, welches neu erstellt wird und einen passenden Namen bekommt (z.B. “Assets”, “Geräte”, “Anlagen”). Dann braucht es die entsprechenden Vorgangstypen für die einzelnen Gerätetypen. Auch einzelne Komponenten können so erfasst werden. Sehr hilfreich ist die Verknüpfungsmöglichkeit. So kann man zum Beispiel Geräte, die zusammengehören zwar einzeln erfassen, jedoch miteinander verknüpfen. Zusätzliche Informationen erfasst man in benutzerdefinierten Feldern, die man nach Belieben erstellen kann. Hier gilt die Devise: So wenige wie möglich – so viel wie nötig. Zu viele Felder machen Masken kompliziert und unnötig unübersichtlich. Für jeden definierten Gerätetyp kann eine eigene Maske erstellt werden. Es wird also definiert, welche benutzerdefinierten Felder für welchen Gerätetyp überhaupt angezeigt werden sollen. Als nächstes definieren wir einen Arbeitsablauf (Workflow) für die Geräte. Auch hier gilt: Nicht zu komplex und möglichst generisch. Hier eine einfache Möglichkeit: Dieser Workflow passt zum Beispiel auf den Einsatz von betriebsinternen Geräten. Natürlich ist es möglich, mit wenigen Schritten dedizierte Abläufe für Geräte oder Maschinen zu definieren, die an Kunden verkauft werden. So kann zum Beispiel der Auslieferungsprozess abgebildet werden. Sind Geräte erst mal im Einsatz beim Kunden, können regelmässige Service- oder Reparaturarbeiten überwacht werden. Denn es ist aufgrund der einzelnen Felder möglich, die Geräte zu filtern, zum Beispiel nach Status. Cooles Feature übrigens: Da Jira jedem Vorgang (=Asset) eine eindeutige URL zuordnet, können ganz einfach QR-Code Etiketten gedruckt werden. So kann man mit dem Mobiltelefon ein Gerät scannen und sieht direkt, um welches Gerät es sich handelt. Seit kurzem brauchtes auf dem iPhone dafür keine eigene QR-Code-Scanner-App mehr, denn die iOS Foto-App erkennt QR-Codes direkt und öffnet sie in der Jira-App. Die Preise für Jira sind auf der Website von Atlassian zu finden. Aktuell (November 2018) kostet Jira (Cloud) pro Jahr: 10 User: 100 USD Es gibt dabei kein Limit bei der Anzahl von Assets. Vor allem das Startpaket (bis 10 User) ist preislich attraktiv, zumal es alle Funktionen mit sich bringt. QR-Code Etiketten kann man von spezialisierten Firmen vordrucken lassen. So muss man keinen eigenen Drucker anschaffen und unterhalten. Zudem kann so sichergestellt werden, dass man professionelle Qualität für das jeweilige Einsatzgebiet bekommt (z.B. falls Etiketten wasserfest sein müssen). Vorgedruckte spezielle Typenschild-Etiketten gibt es ab ca. 0.50 CHF pro Stück (je mehr man bestellt, desto günstiger die Stückzahl). Hier lohnt es sich aber auf jeden Fall, auf gute und beständige Qualität zu setzen. Falls Sie jetzt finden, dass eine ähnliche Lösung auch in Ihrem Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden könnte, erklären wir Ihnen gerne weitere Details in einem unverbindlichen Gespräch. Kontaktieren Sie uns.Zusammenfassung
Jira auch für Nicht-IT-Firmen
Asset-Management und der Excel-Albtraum
Asset-Management mit Jira
So geht’s…
Und was kostet es jetzt wirklich?
50 User: 3500 USD
100 User: 7000 USD
1000 User: 22700 USDInteressiert?